作図ツールを使ったプロジェクトのコミュニケーション計画 #コミュニケーション図

Authors

• 

  Name

  小 有坂

  short bio

  作図ツールの専門家。クラウド活用によるチームの生産性向上に貢献。

プロジェクトの成功には、効果的なコミュニケーションが不可欠です。チームメンバー間、ステークホルダーとのコミュニケーションを明確にし、プロジェクトがスムーズに進行するための計画を立てることが重要です。本記事では、作図ツールを活用してコミュニケーション計画を立てる方法について説明します。特に、コミュニケーション図を作成し、プロジェクトの情報共有を最適化する方法に焦点を当てます。

※ 「Cacoo」を30日間無料ではじめる［全世界約300万人が利用するオンライン作図ツール］

1. コミュニケーション図とは？

コミュニケーション図は、プロジェクト内での情報の流れや、誰がどの情報をどのように共有するかを視覚的に表現したものです。コミュニケーション図を作成することで、以下の点が明確になります。

• 情報の流れ：情報がどの経路で、誰から誰に伝わるかを示します。
• 役割と責任：各メンバーの役割や、情報共有における責任を明確にします。
• ツールと方法：どのツールや方法を使って情報を共有するかを指定します。

2. 作図ツールの選定

コミュニケーション図の作成には、以下の作図ツールが有用です。

• Lucidchart：オンラインでリアルタイムにコラボレーションができるため、チーム全員で図を作成・編集できます。
• Microsoft Visio：多彩なテンプレートとシンボルがあり、プロジェクトマネジメントに最適です。
• Miro：コラボレーションボードとして使用でき、コミュニケーション計画のブレインストーミングにも役立ちます。
• draw.io：無料で利用できるシンプルなツールで、コミュニケーション図の基本的な作成に向いています。

3. コミュニケーション計画のステップ

1. プロジェクトの概要と目的を明確にする：

   • プロジェクトのスコープや目標を明確にし、コミュニケーションが重要となる場面を特定します。

2. ステークホルダーの特定と分析：

   • プロジェクトに関わるすべてのステークホルダーをリストアップし、各ステークホルダーのニーズや期待を分析します。

3. 情報の流れを設計：

   • プロジェクト内で必要な情報がどのように流れるかを決定し、コミュニケーション図を作成します。情報の流れが視覚化されることで、コミュニケーションギャップを防ぐことができます。

4. コミュニケーション手段の選択：

   • メール、会議、チャットツールなど、どのコミュニケーション手段を使うかを明確にします。図にそれぞれの手段を対応させることで、どの情報がどの手段で伝達されるかを可視化します。

5. コミュニケーション図の作成：

   • 作図ツールを使ってコミュニケーション図を作成します。シンプルでわかりやすい図にすることを心がけ、チーム全員が理解しやすい形式にします。

6. レビューと調整：

   • 図をチームやステークホルダーと共有し、フィードバックを基に調整を行います。プロジェクトが進行するにつれて、コミュニケーション計画も見直しが必要です。

4. コミュニケーション図の活用のポイント

• 可視化のメリット：コミュニケーション図を用いることで、プロジェクトの情報共有の流れが明確になり、誰がどの情報をいつ受け取るべきかがわかりやすくなります。
• 柔軟性：プロジェクトの進行や変更に応じて、コミュニケーション図を更新し続けることが重要です。
• 一貫性：使用するツールや方法が統一されていると、コミュニケーションがスムーズに行えます。

5. まとめ

作図ツールを使用してコミュニケーション図を作成することで、プロジェクト内での情報共有が円滑に進むようになります。コミュニケーション計画を明確にし、適切な作図ツールを活用することで、プロジェクトの成功に繋げましょう。

※ 「Cacoo」を30日間無料ではじめる［全世界約300万人が利用するオンライン作図ツール］